Rien ne tue l'élan d'une transaction commerciale comme la paperasse. Le processus d'impression d'un document, de sa numérisation, de sa révision et de la mise en place d'un événement de signature en personne ou de son envoi par la poste peut gruger tout votre précieux temps de prospection. Et étant donné la prévalence de COVID-19, il est extrêmement rare qu'un professionnel de la vente envisage même d'effectuer des transactions en personne, faire des signatures électroniques est une solution parfaite.
Zoom sur la signature électronique
Certaines organisations sont réticentes à l'idée d'adopter les signatures électroniques dans leurs processus commerciaux. Pourtant, de nos jours, les signatures électroniques peuvent être appliquées dans la plupart des situations.
Si vous avez entendu parler des signatures électroniques, vous vous êtes probablement demandé quel type de document pouvait être signé avec cette solution technologique. La réponse est : n'importe quel document, car les signatures électroniques sont légales et leurs avantages, à savoir la facilité d'utilisation, la sécurité et la rapidité, conviennent à tous les types de documents et de contrats. Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour signer des documents de toutes formes et de toutes tailles, notamment : des lettres d'offre, des contrats de vente, des formulaires d'autorisation, des contrats de location, des exonérations de responsabilité, des documents financiers, etc.
Types de signatures électroniques
La distinction repose sur le règlement relatif à l'identification électronique, à l'authentification et aux services de confiance. Ce texte établit la structure juridique de l'identification électronique, des signatures, des sceaux et des documents au sein de l'UE. Il classifie également le niveau d'assurance pour les différents types. Ce niveau dépend de plusieurs facteurs. Sur la base de l'assurance, il propose : la signature électronique simple ou de base, la signature électronique ou numérique avancée et la signature électronique ou numérique avancée qualifiée.
Les documents pouvant être signés avec la signature électronique
Les signatures électroniques sont tout aussi légales que les signatures manuscrites. Vous pouvez utiliser les signatures électroniques pour signer juridiquement la plupart des types de documents. L'utilisation de signatures électroniques avancées se répand également dans les contrats avec les fournisseurs. Les départements des ressources humaines constituent un autre domaine où les signatures électroniques sont de plus en plus utilisées. Les entreprises se servent des signatures électroniques pour que les futurs employés puissent signer des accords de confidentialité ou des contrats depuis leur domicile. En particulier, certaines entreprises recourent à la signature électronique pour toutes les procédures qui requièrent la signature de leurs clients : contrats d'achat/vente de produits ou de services, autorisations de fournir un service, formulaires de confirmation de services techniques, etc.